Analisis Proses Bisnis Pengajuan Akta Kelahiran Dispendukcapil Kota Surabaya Dengan Process Mining Untuk Mempercepat Waktu Proses
Total View This Week0
Total View This Week0
Institusion
Institut Teknologi Sepuluh Nopember
Author
Amal, Muh Ichlasul
Subject
T58.6 Management information systems
Datestamp
2023-10-02 03:34:26
Abstract :
Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (Dispendukcapil) Kota Surabaya merupakan unsur pelaksana urusan pemerintahan bidang Administrasi dan Pencatatan Sipil. Dispendukcapil menyediakan banyak layanan administrasi dan pencatatan sipil, termasuk layanan pengajuan akta kelahiran. Sebagai lembaga pencatatan sipil, Dispendukcapil didorong untuk selalu memberikan pelayanan administrasi kependudukan yang prima, dinamis, dan humanis. Layanan pengajuan akta kelahiran merupakan salah satu layanan dengan total jumlah keluhan terbesar, utamanya dalam aspek lama waktu penyelesaian. Terdapat penelitian sebelumnya yang melakukan analisis proses pengajuan akta kelahiran pada sistem layanan elektronik KLAMPID Dispendukcapil. Hasil dari analisis tersebut menunjukkan beberapa akar permasalahan yang menyebabkan variasi lama waktu siklus proses. Untuk mengatasi hal tersebut, Dispendukcapil memperbarui sistem mereka dari sistem KLAMPID menjadi KLAMPID New Generation (KNG). Namun, Dispendukcapil belum mengetahui secara pasti bagaimana performa dari proses pengajuan akta kelahiran pada KNG dibandingkan dengan KLAMPID. Dispendukcapil mengalami kesulitan dalam menganalisis kinerja KNG secara objektif karena belum ada metode pengecekan kinerja terstruktur yang diterapkan. Terlebih lagi, Dispendukcapil perlu mengetahui apakah muncul masalah baru pada sistem KNG yang sebelumnya tidak ditemukan pada KLAMPID. Oleh karena itu, dibutuhkan analisis terstruktur terkait kinerja layanan pengajuan akta kelahiran pada sistem KNG. Penelitian ini bertujuan untuk mendapatkan rekomendasi peningkatan proses pengajuan akta kelahiran untuk mempercepat waktu proses. Selain rekomendasi peningkatan proses, penelitian ini juga bertujuan untuk membantu Dispendukcapil Surabaya dalam menentukan beberapa kemungkinan perbaikan KNG sebagai sistem layanan elektronik utama yang digunakan. Untuk melakukan analisis layanan pengajuan akta kelahiran, penelitian ini menggunakan pendekatan process mining dengan memanfaatkan data event log proses pengajuan akta kelahiran pada KNG. Data event log merekam data dari tiap kasus pengajuan akta kelahiran, aktivitas yang dilakukan, dan catatan waktu dari tiap aktivitas. Data tersebut diekstrak dari sistem KNG lalu diolah untuk menemukan model proses aktual dari pengajuan akta kelahiran. Model proses tersebut dapat dianalisis lebih lanjut untuk menemukan variasi kasus, lama waktu dari tiap aktivitas, serta kepatuhan terhadap aturan yang diterapkan Dispendukcapil. Penelitian ini menghasilkan beberapa temuan berdasarkan analisis model proses, pengecekan kesesuaian, perbandingan dengan KLAMPID, dan pengecekan kinerja. Dari aspek waktu, ditemukan bahwa nilai rata-rata dari semua kategori melewati SOP, sedangkan nilai mediannya masih dalam rentang SOP. Jika dibandingkan dengan KLAMPID, kinerja proses bisnis akta kelahiran jauh lebih baik, ditunjukkan dengan turunnya rata-rata waktu penyelesaian kasus, dan naiknya jumlah kasus yang selesai dalam 1 hari. Temuan-temuan tersebut dianalisis menggunakan root cause analysis untuk menemukan akar permasalahan dan menjadi dasaran pembuatan rekomendasi. Dari aspek sistem, Dispendukcapil disarankan untuk memperbaiki pola pembagian kasus menjadi round robin termodifikasi, memperbaiki bugs, dan meningkatkan proactive customer service. Dari aspek SDM, Dispendukcapil disarankan untuk menambah petugas TTE, melakukan pelatihan dan evaluasi berkala, serta mengubah pembagian kerja tiap aktivitas. Pada aspek proses, Dispendukcapil disarankan untuk membuat standar kerja yang lebih jelas berdasarkan time motion study dan hasil analisis PM. Penelitian ini berkontribusi terhadap implementasi process mining pada organisasi sektor publik di Indonesia yang masih sedikit, serta memberikan penerapan process mining sebagai evaluasi perbaikan sistem dan proses bisnis yang didasari penelitian process mining sebelumnya. Bagi Dispendukcapil, penelitian ini dapat memberikan gambaran bagaimana kondisi proses pengajuan akta kelahiran yang sebenarnya dan beberapa rekomendasi yang dapat diterapkan untuk mempercepat waktu proses ========================================================================================================================================= Surabaya City Office for Population Administration and Civil Registration (COPACR) is an element of government affairs in the field of Administration and Civil Registration in Surabaya. Dispendukcapil provides many administrative and civil registration services, including services for filing birth certificates. As a civil registration institution, Dispendukcapil is encouraged to always provide excellent, dynamic and humane population administration services. The birth certificate submission service is one of the services with the largest total number of complaints, especially in terms of the length of time it takes to complete. There was previous research that analyzed the process of filing a birth certificate in the COPACR?s KLAMPID electronic service system.
Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (Dispendukcapil) Kota Surabaya merupakan unsur pelaksana urusan pemerintahan bidang Administrasi dan Pencatatan Sipil. Dispendukcapil menyediakan banyak layanan administrasi dan pencatatan sipil, termasuk layanan pengajuan akta kelahiran. Sebagai lembaga pencatatan sipil, Dispendukcapil didorong untuk selalu memberikan pelayanan administrasi kependudukan yang prima, dinamis, dan humanis. Layanan pengajuan akta kelahiran merupakan salah satu layanan dengan total jumlah keluhan terbesar, utamanya dalam aspek lama waktu penyelesaian. Terdapat penelitian sebelumnya yang melakukan analisis proses pengajuan akta kelahiran pada sistem layanan elektronik KLAMPID Dispendukcapil. Hasil dari analisis tersebut menunjukkan beberapa akar permasalahan yang menyebabkan variasi lama waktu siklus proses. Untuk mengatasi hal tersebut, Dispendukcapil memperbarui sistem mereka dari sistem KLAMPID menjadi KLAMPID New Generation (KNG). Namun, Dispendukcapil belum mengetahui secara pasti bagaimana performa dari proses pengajuan akta kelahiran pada KNG dibandingkan dengan KLAMPID. Dispendukcapil mengalami kesulitan dalam menganalisis kinerja KNG secara objektif karena belum ada metode pengecekan kinerja terstruktur yang diterapkan. Terlebih lagi, Dispendukcapil perlu mengetahui apakah muncul masalah baru pada sistem KNG yang sebelumnya tidak ditemukan pada KLAMPID. Oleh karena itu, dibutuhkan analisis terstruktur terkait kinerja layanan pengajuan akta kelahiran pada sistem KNG. Penelitian ini bertujuan untuk mendapatkan rekomendasi peningkatan proses pengajuan akta kelahiran untuk mempercepat waktu proses. Selain rekomendasi peningkatan proses, penelitian ini juga bertujuan untuk membantu Dispendukcapil Surabaya dalam menentukan beberapa kemungkinan perbaikan KNG sebagai sistem layanan elektronik utama yang digunakan. Untuk melakukan analisis layanan pengajuan akta kelahiran, penelitian ini menggunakan pendekatan process mining dengan memanfaatkan data event log proses pengajuan akta kelahiran pada KNG. Data event log merekam data dari tiap kasus pengajuan akta kelahiran, aktivitas yang dilakukan, dan catatan waktu dari tiap aktivitas. Data tersebut diekstrak dari sistem KNG lalu diolah untuk menemukan model proses aktual dari pengajuan akta kelahiran. Model proses tersebut dapat dianalisis lebih lanjut untuk menemukan variasi kasus, lama waktu dari tiap aktivitas, serta kepatuhan terhadap aturan yang diterapkan Dispendukcapil. Penelitian ini menghasilkan beberapa temuan berdasarkan analisis model proses, pengecekan kesesuaian, perbandingan dengan KLAMPID, dan pengecekan kinerja. Dari aspek waktu, ditemukan bahwa nilai rata-rata dari semua kategori melewati SOP, sedangkan nilai mediannya masih dalam rentang SOP. Jika dibandingkan dengan KLAMPID, kinerja proses bisnis akta kelahiran jauh lebih baik, ditunjukkan dengan turunnya rata-rata waktu penyelesaian kasus, dan naiknya jumlah kasus yang selesai dalam 1 hari. Temuan-temuan tersebut dianalisis menggunakan root cause analysis untuk menemukan akar permasalahan dan menjadi dasaran pembuatan rekomendasi. Dari aspek sistem, Dispendukcapil disarankan untuk memperbaiki pola pembagian kasus menjadi round robin termodifikasi, memperbaiki bugs, dan meningkatkan proactive customer service. Dari aspek SDM, Dispendukcapil disarankan untuk menambah petugas TTE, melakukan pelatihan dan evaluasi berkala, serta mengubah pembagian kerja tiap aktivitas. Pada aspek proses, Dispendukcapil disarankan untuk membuat standar kerja yang lebih jelas berdasarkan time motion study dan hasil analisis PM. Penelitian ini berkontribusi terhadap implementasi process mining pada organisasi sektor publik di Indonesia yang masih sedikit, serta memberikan penerapan process mining sebagai evaluasi perbaikan sistem dan proses bisnis yang didasari penelitian process mining sebelumnya. Bagi Dispendukcapil, penelitian ini dapat memberikan gambaran bagaimana kondisi proses pengajuan akta kelahiran yang sebenarnya dan beberapa rekomendasi yang dapat diterapkan untuk mempercepat waktu proses ========================================================================================================================================= Surabaya City Office for Population Administration and Civil Registration (COPACR) is an element of government affairs in the field of Administration and Civil Registration in Surabaya. Dispendukcapil provides many administrative and civil registration services, including services for filing birth certificates. As a civil registration institution, Dispendukcapil is encouraged to always provide excellent, dynamic and humane population administration services. The birth certificate submission service is one of the services with the largest total number of complaints, especially in terms of the length of time it takes to complete. There was previous research that analyzed the process of filing a birth certificate in the COPACR?s KLAMPID electronic service system.
Download
book
BibTex
Latex, Jabref
cloud_download
Original Resource
url resource Institution
