Pengelolaan Surat Menggunakan Sistem E-Office dan Manual pada PT Jamkrida Bali Mandara (Perseroda) di Denpasar
Total View This Week0
Total View This Week0
Institusion
Politeknik Negeri Bali
Author
Hitarani, Ayu Putu Winna
Subject
Ilmu Sosial
Datestamp
2024-08-30 09:10:42
Abstract :
Pengelolaan surat dan tata persuratan merupakan salah satu komponen penting dalam arsip, karena tata persuratan yang baik akan mendukung tugas-tugas pimpinan. Pada dasarnya suatu lembaga/instansi akan melakukan pengawasan yang ketat terhadap surat yang masuk ataupun surat yang keluar. tujuan dari penelitian ini yaitu untuk mengetahui bagaimana pengelolaan surat masuk menggunakan sistem e-office dan manual pada PT Jamkrida Bali Mandara (Perseroda) di Denpasar dan Bagaimana pengelolaan surat keluar menggunakan sistem e-office dan manual pada PT Jamkrida Bali Mandara (Perseroda) di Denpasar. Dalam penelitian ini menggunakan metode kualitatif. Data dikumpulkan melalui observasi, wawancara, dokumentasi dan triangulasi. Hasil dari penelitian ini menunjukan bahwa pengelolaan surat masuk dikelola secara elektronik menggunakan sistem e-office dan manual. Pengelolaan surat masuk melalui sistem e-office memiliki tahapan mulai dari penerimaan surat, mengecek surat, disposisi surat, pengelompokan surat, persetujuan Direksi, distribusi, penyimpanan. Dan pengelolaan surat masuk menggunakan sistem manual memiliki tahapan mulai dari surat diterima, pengecekan surat, penyortiran surat, pencatatan surat, pendistribusian surat, pengolahan surat oleh divisi ? divisi dan penyimpanan sedangkan pengelolaan surat keluar melalui sistem E-Office memiliki tahapan mulai dari membuat draft surat, revisi Direksi, mendapatkan nomor surat, persetujuan Direksi, mendapatkan tanda ? tangan elektronik Direksi, surat dikirim, penyimpanan. Dan pengelolaan surat keluar menggunakan sistem manual memiliki tahapan mulai dari membuat draft surat, revisi Direksi, Persetujuan direksi berupa paraf atau tanda ? tangan, dicatat dibuku agenda surat keluar, diberi stampel perusahaan, surat dikirim, dan penyimpanan. Namun demikian, perlu adanya pengimplementasian terhadap sistem e-office dalam pengelolaan surat agar dapat meningkatkan efiensi dan akurasi dengan fitur automasi pengarsipan dan pelacakan surat secara digital. Ini juga memungkinkan akses cepat dan mudah dari berbagai perangkat serta mendukung fleksibilitas kerja serta dalam pengelolaan surat secara manual, perlu adanya penetapan prosedur yang terstruktur dan konsisten, serta memastikan adanya pencatatan yang teliti untuk setiap surat yang masuk dan keluar. Penggunakaan buku agenda dan map berlabel dapat membantu meminimalisir kesalahan dan kehilangan dokumen.
Pengelolaan surat dan tata persuratan merupakan salah satu komponen penting dalam arsip, karena tata persuratan yang baik akan mendukung tugas-tugas pimpinan. Pada dasarnya suatu lembaga/instansi akan melakukan pengawasan yang ketat terhadap surat yang masuk ataupun surat yang keluar. tujuan dari penelitian ini yaitu untuk mengetahui bagaimana pengelolaan surat masuk menggunakan sistem e-office dan manual pada PT Jamkrida Bali Mandara (Perseroda) di Denpasar dan Bagaimana pengelolaan surat keluar menggunakan sistem e-office dan manual pada PT Jamkrida Bali Mandara (Perseroda) di Denpasar. Dalam penelitian ini menggunakan metode kualitatif. Data dikumpulkan melalui observasi, wawancara, dokumentasi dan triangulasi. Hasil dari penelitian ini menunjukan bahwa pengelolaan surat masuk dikelola secara elektronik menggunakan sistem e-office dan manual. Pengelolaan surat masuk melalui sistem e-office memiliki tahapan mulai dari penerimaan surat, mengecek surat, disposisi surat, pengelompokan surat, persetujuan Direksi, distribusi, penyimpanan. Dan pengelolaan surat masuk menggunakan sistem manual memiliki tahapan mulai dari surat diterima, pengecekan surat, penyortiran surat, pencatatan surat, pendistribusian surat, pengolahan surat oleh divisi ? divisi dan penyimpanan sedangkan pengelolaan surat keluar melalui sistem E-Office memiliki tahapan mulai dari membuat draft surat, revisi Direksi, mendapatkan nomor surat, persetujuan Direksi, mendapatkan tanda ? tangan elektronik Direksi, surat dikirim, penyimpanan. Dan pengelolaan surat keluar menggunakan sistem manual memiliki tahapan mulai dari membuat draft surat, revisi Direksi, Persetujuan direksi berupa paraf atau tanda ? tangan, dicatat dibuku agenda surat keluar, diberi stampel perusahaan, surat dikirim, dan penyimpanan. Namun demikian, perlu adanya pengimplementasian terhadap sistem e-office dalam pengelolaan surat agar dapat meningkatkan efiensi dan akurasi dengan fitur automasi pengarsipan dan pelacakan surat secara digital. Ini juga memungkinkan akses cepat dan mudah dari berbagai perangkat serta mendukung fleksibilitas kerja serta dalam pengelolaan surat secara manual, perlu adanya penetapan prosedur yang terstruktur dan konsisten, serta memastikan adanya pencatatan yang teliti untuk setiap surat yang masuk dan keluar. Penggunakaan buku agenda dan map berlabel dapat membantu meminimalisir kesalahan dan kehilangan dokumen.
Download
book
BibTex
Latex, Jabref
cloud_download
Original Resource
url resource Institution
